第一章  总  则

第一条  为加强对档案的管理，有效地保护和利用档案，更好地为机关和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《江西省档案管理条例》以及有关法律、法规的规定，结合我局审计工作特点，特制定本制度。

第二条  本制度所称档案，是指局各科室在过去和现在审计业务活动和管理工作中形成的有保存价值的各种文件、凭证、帐薄、报表、录音、录像、照片、奖杯、旗匾、荣誉证书、软盘等不同形式或载体的历史记录和凭证。审计档案范围包括文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案等。

第三条  审计档案工作是审计工作的重要组成部分，是提高审计工作效率和工作质量的必要条件。局各科室都应当把本部门在审计业务活动和管理工作中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入各科室的职责范围，作为部门工作考核的主要内容之一。

    第四条  审计档案工作实行集中统一管理的原则，维护档

案完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章             档案机构及基本任务

    第五条  建立健全档案工作机构，建立局档案室，配备一

名兼职档案管理人员进行管理。

第六条  档案室行政上归人秘科领导，在业务上受市

档案局和上级主管部门的指导、监督和检查。

第七条  档案室的基本任务是：

传达贯彻党、国家和地方档案管理部门有关档案工作的方针、政策、法规。

对局各科室档案资料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

集中统一管理本局各种门类和载体的档案，便于查询利用，为政府各项工作服务。

按照有关规定，向市档案馆移交应进馆的档案。办理领导交办的其他有关的档案工作。

科室实行主要负责人负责制，具体负责本科室档案管理。履行本科室的档案收集、整理、立卷、归档的职责。

第八条  档案管理人员必须具备政治上可靠、事业心强、熟悉业务、能够胜任档案工作，具有高中以上文化等条件，并保持相对稳定，各科室、各单位对兼职档案员调整，必须报经分管局领导同意，并报局档案室备案。

第三章             立卷归档

第九条  档案归档范围，凡是直接反映本局工作活动，具

有查考价值的各种门类和载体的档案，或与本局业务工作有关的资料均属归档范围。

第十条  归档时间，文书档案在第二年的一月底前立好卷，并归档；会计档案由有关科室、单位保存一年后，向档案室移交归档；其它档案和基建档案应在单项工作和基建决算后即归档。本局干部因公外出参观学习、考察和参加各种会议，带回的文件材料属于归档范围的，应及时交档案管理人员归档。

第十一条  归档要求，案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值便于保管和利用，具体要符合《机关档案工作业务建设规范》的要求。

第四章       档案的保管

    第十二条  档案保管、设置与审计档案发展相适应的档案库房，购置必备的档案装具。库房要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防尘等设施，如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。

    第十三条  档案室对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

    第十四条  档案管理部门应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录。发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。

    第十五条  档案室要积极与市档案局联系，按国家规定的范围和年限向档案馆移交档案。

第十六条  档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第五章             保密保卫

第十七条  建立健全档案组织，做到“三落实”，即领导落实、组织落实、人员落实；“四不”，即对机关文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。“四及时”，即对机关文件材料及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归卷。

非档案工作人员未经许可，不得进入档案库房随意翻阅，不准在档案室周围存放易燃易爆危险品。印章和档案室的钥匙由专人妥善保管，未经领导批准，不得擅自移交他人。档案室内的各种钥匙，不得带出室内。每天上下班时应对档案库房阅档室的门窗、箱柜、灯火、电器设备进行检查，发现问题，及时报告处理。

第六章             档案鉴定与销毁

第十八条  局建立档案鉴定小组。小组由分管局领导、办公室主任、档案人员和有关业务人员组成，负责对超过保管期限的档案鉴定、审查和报批。鉴定工作要严格按保管期限表进行，采取对每年过期的案卷和文件直接鉴定的方法，对确无保存价值的案卷，才能作销毁处理。

第十九条 销毁失去保存价值的档案文件，必须造具清册并经局领导批准方能销毁，并要有二人监销，坚持化尽后方能离开。监销人要在清册上签字，以示负责。

第七章             档案资料借阅

第二十条  档案工作人员应熟悉档案情况，了解本局有关进度工作对利用档案需要，积极做好提供利用工作。本局档案应编制必要的检索工具，并根据利用工作的需要编写全宗介绍，组织沿革、大事记、基础数字汇编，专题文件汇集等汇编材料。

    第二十一条  凡到档案室查阅档案，必须办理登记手续，原则上要在阅档室阅览，如特殊情况，需要将档案借出库房的必须办理借阅手续，并按期归还。文件借阅的时间一般不超过三天，过期应办理续借手续。归还时应当面清点，逐项检查，并及时注销借阅手续。外单位查阅，必须持单位证明，经局分管领导同意后方可查阅。

    凡摘抄复制（印）的档案，须经档案人员审核无误后加盖印盖。

第八章             档案工作岗位职责

第二十二条  分管领导职责：

    1.负责对档案工作的全面领导，认真贯彻《档案法》和有关档案工作的法规、制度，加强宣传教育，增强干部、职工的档案意识。

2.查档案工作的计划、制度、总结，督促档案人员做好档案工作。定期或不定期地召开档案工作会议，听取工作汇报，帮助解决实际困难，把档案工作列入议事日程。

3.对在档案工作中做出成绩和贡献的人员给予表扬和奖励；对工作失职造成损失的人员，给予批评教育、处罚。

    第二十三条  办公室分管主任职责：

    1.负责组织档案人员学习，不断提高思想政治水平和业务能力。

    2.制订各项计划、制度并督促贯彻执行，组织实施档案鉴定工作。

    3.督促、检查各科室做好文件材料的收集、整理、移交工作。

    4.抓好档案室的管理和安全保密工作。

    第二十四条  档案人员职责：

    1.努力学习，热爱本职，认真钻研档案业务，不断提高业务管理能力。

    2.搞好本机关各类档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作。指导和督促各科室、单位做好文件材料的立卷归档工作。

    3.及时向市档案馆移交档案；对超过保管期限的档案进行鉴定。

    4.熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和专题资料，积极提供利用服务，做好利用效果反馈的典型事例的收集、整理、汇编工作。

    5.严格执行保管保密制度。严防档案的霉变、损坏和失泄密。

    6.调动工作，必须办好移交手续后，方能离开岗位。

    第二十五条  各科室、单位负责人职责：

    1.督促本单位有关人员按标准制作文件材料，保证档案材料的质量。

    2.协助和督促本单位兼职档案员（内勤）做好文件材料的及时清退和归档工作。

    第二十六条  科室兼职档案员职责

    1.经常与档案室联系，在机关档案人员的指导下，开展有关本单位的档案业务工作。积极参加档案工作活动，执行好档案管理制度和保密制度。

    2.负责对本科室形成材料的收集、积累，确保齐全和归档质量。

    3.负责对本科室文件的签收、登记、传阅和催办工作。